ב-Office 365, ניתן ליצור תיבות דואר משותפות (Shared Mailboxes) ללא עלות נוספת וללא צורך ברישוי נפרד עבור כל תיבה כזו. עם זאת, יש כמה מגבלות ודרישות שכדאי להכיר:
- מגבלת גודל: כל תיבת דואר משותפת מוגבלת בגודלה ל-50GB. אם תיבת דואר מגיעה לגודל זה ורוצים להמשיך להשתמש בה ללא מחיקת תוכן, יהיה נדרש לרכוש רישיון של Exchange Online Plan 2 לתיבה זו על מנת לאפשר הרחבת הנפח.
- דרישות רישוי: כדי ליצור תיבת דואר משותפת, יש צורך שלפחות אחד מהמשתמשים בארגון יהיה בעל רישיון Exchange Online (Plan 1 או Plan 2) או Office 365 שכולל שירותי דואר.
- כמות התיבות: אין הגבלה פורמלית על מספר תיבות הדואר המשותפות שניתן ליצור בארגון. עם זאת, יש לשים לב שהנפח הכולל של נתונים בארגון (כולל תיבות דואר אישיות ומשותפות) עשוי להשפיע על ביצועים וניהול.
- הרשאות גישה: תיבות דואר משותפות נועדו לשימוש על ידי מספר משתמשים, וניתן להעניק הרשאות גישה למשתמשים אלו לקרוא, לערוך ולשלוח דואר מהתיבה המשותפת.
לסיכום, תוכל ליצור כמות גדולה של תיבות דואר משותפות בהתאם לצרכים של הארגון, תוך כדי שמירה על הדרישות והמגבלות המתוארות.