ניהול תיבות הדואר בארגון שלכם הוא קריטי כדי למנוע הפתעות לא נעימות, כמו תיבה שמגיעה למקסימום הקיבולת ומפסיקה לקבל מיילים. ב-Microsoft 365, יש אפשרות להגדיר התראות אוטומטיות שיתריעו לפני שתיבה מגיעה ל-50GB – ואפילו לכל קיבולת שתבחרו.

איך עושים את זה?

  1. היכנסו לממשק הניהול של Microsoft 365
    התחברו עם הרשאות מנהל ועברו ל-Exchange Admin Center (EAC).
  2. צור חוק ניטור (Mail Flow Rule)
    • בממשק ה-EAC, עברו ל-Compliance Management ולחצו על Mail Flow Rules.
    • לחצו על Add (+) כדי להוסיף חוק חדש.
    • הגדירו תנאי שיתמקד בתיבות הדואר שתרצו לנטר.
  3. שימוש ב-PowerShell
    דרך מתקדמת ומדויקת יותר היא להשתמש ב-PowerShell כדי ליצור סקריפט לניטור תיבות הדואר:

    powershell
    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
    $mailboxes = Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Where-Object {$_.TotalItemSize -gt 45GB}
    foreach ($mailbox in $mailboxes) {
    Send-MailMessage -To "[email protected]" -From "[email protected]" -Subject "תיבת הדואר מתקרבת ל-50GB" -Body "תיבת הדואר של $($mailbox.DisplayName) עומדת על $($mailbox.TotalItemSize) GB" -SmtpServer "smtp.office365.com"
    }

    סקריפט זה ישלח מייל למנהל המערכת ברגע שתיבה תגיע לנפח של 45GB.

  4. הוספת הודעה למשתמשים עצמם
    תוכלו גם להגדיר התראה שתישלח למשתמשים עצמם כדי שיפנו מקום בתיבת הדואר לפני שמגיעה למגבלה.

למה זה חשוב?
✅ מניעת השבתות לא מתוכננות.
✅ חוויית משתמש טובה יותר לעובדים.
✅ שמירה על זרימת עבודה תקינה בארגון.

לסיכום:
ניהול פרואקטיבי של תיבות הדואר הוא לא רק נוח, אלא גם הכרחי בסביבה דינמית כמו Microsoft 365. בעזרת ההגדרות והכלים הללו, תוכלו להיות תמיד צעד אחד לפני הבעיה.

✨ התראות הן החבר הכי טוב של המנהל!
לקריאה נוספת על ניהול תיבות דואר ב-365: Microsoft 365 Documentation