אנחנו רואים יותר ויותר משתמשים שמאבדים במקרה תיקיה באימייל שלהם ומגלים בדיעבד שזה היה אפשר למנוע בקלות. תיקיה חשובה יכולה לכלול חוזים מסמכים תכתובות עם לקוחות הוראות עבודה תמונות ועוד. מחיקה לא מכוונת או סנכרון לא תקין עלולים לגרום לאובדן מידע. החדשות הטובות הן שהמערכות המודרניות מאפשרות גיבוי קל שניתן לשחזר ממנו בכל רגע.
המדריך הבא מסביר צעד אחר צעד איך מעלים תיקיה לגיבוי בשלוש מערכות מרכזיות
Outlook שולחני
Gmail
Microsoft 365
כך תוכלו לשחזר אותה במקרה של מחיקה או תקלה ולחסוך שעות עבודה וכאב ראש.
העלאת תיקיה לגיבוי ב Outlook שולחני
Outlook הוא הכלי הנפוץ ביותר בארגונים ולכן כדאי להכיר את שיטת הגיבוי הפשוטה שלו.
יצירת קובץ גיבוי מסוג PST
- פותחים את Outlook
- נכנסים לקובץ
- בוחרים ב יבוא ויצוא
- בוחרים ביצוא לקובץ
- בוחרים בפורמט PST
- בוחרים את התיקיה שאותה רוצים לגבות כולל תתי תיקיות
- בוחרים מיקום לשמירת הקובץ במחשב
היתרון הגדול של PST הוא שהקובץ נשמר אצלכם ואתם יכולים להחזיק כמה גרסאות של גיבוי. במקרה מחיקה פשוט עושים יבוא של הקובץ לתוך Outlook ומחזירים את התיקיה בשלמותה.
שחזור תיקיה
- קובץ
- יבוא ויצוא
- יבוא מקובץ PST
- בוחרים את הקובץ ששמרתם
- בוחרים לאיזו תיקיה להחזיר
תוך דקה התיקיה חוזרת כמו שהייתה.
העלאת תיקיה לגיבוי ב Gmail
במערכת Gmail אין קבצי PST אבל אפשר לייצר גיבוי מלא דרך Google Takeout.
יצירת גיבוי לתיקיות
- נכנסים ל Google Takeout
- בוחרים רק Gmail
- מסמנים לייצא את כל הדואר או תיקיות מסוימות
- לוחצים יצירת ייצוא
תוך כמה דקות תקבלו קובץ מסוג MBOX שניתן לפתוח בכל תוכנה תומכת או לייבא לכלי דואר אחרים.
שחזור
Google לא מאפשרת שחזור ישיר לתוך Gmail
אבל ניתן לפתוח את קובץ ה MBOX ולחלץ מתוכו מיילים ספציפיים או לייבא אותו לחשבון חדש במגוון כלים.
העלאת תיקיה לגיבוי ב Microsoft 365 בענן
לא מעט חושבים שברגע שהכל בענן לא צריך גיבוי
אבל זה לא מדויק
מחיקה על ידי המשתמש נשמרת בלבד שלושים ימים וזה מסוכן.
איך שומרים תיקיה בענן בצורה חכמה
- נכנסים ל Outlook Web
- לוחצים ימני על התיקיה
- בוחרים ארכיון
- התיקיה מועברת לארכיון ענן שנשמר ללא מגבלת זמן
בנוסף אפשר להשתמש ב Export Mailbox דרך פורטל האדמין
הפקודה יוצרת קובץ PST דרך מרכז האבטחה והציות
בכך אפשר לגבות תיקיות שלמות ולשמור אותן בצד.
מה הדרך הטובה ביותר לארגונים
הפתרון המומלץ הוא שילוב של שלוש שכבות
גיבוי PST מקומי פעם בחודש
ארכיון ענן בתוך 365
מערכת גיבוי חיצונית כמו Veeam או Synology שמבצעת גיבוי דואר יומי
כמובן ההמלצה הטובה ביותר עבורכם היא לשלב גיבוי צד שלישי כמו Nable או Acronis .
אם אתם לא בטוחים מהו הפתרון המתאים עבורכם צרו קשר ונכוון אתכם לפתרון המתאים ביותר.