השבוע נפלה גישה ל-Microsoft 365 אצל אלפי משתמשים באזורים שונים בעולם. הפעם זה היה דרום אמריקה, וההשבתה הסתכמה בכמה שעות עד שהוחזרו השירותים. מבחינת מיקרוסופט – זה חלק רגיל מהמציאות (הם מטפלים בעשרות תקלות בחודש). מבחינת עסק שיכל פתאום הצוות שלו לא לפתוח אימייל – זו שעת אמת.

זה לא חד-פעמי

בשנה האחרונה היו לפחות שש תקלות גדולות של Microsoft 365 שנמשכו יותר מארבע שעות, וזה לא כולל את עשרות התקלות הקטנות יותר. הסטטיסטיקה הברורה היא שכל ארגון שמסתמך על השירות הזה יחווה השבתה משמעותית פעם ב-18-24 חודשים, במקרה הטוב. במקרה הפחות טוב, הרבה יותר.

השאלה היא לא איך לא יקרה – זה יקרה. השאלה היא מה עושים כשזה קורה.

שאלות שכדאי לכם לעצור ולשאול היום

גם אם השירותים שלכם כרגע עובדים כמו שצריך:

  • איך הצוות יתקשר אם Teams נופל? WhatsApp ארגוני, ערוץ Telegram, או שיחת טלפון פשוטה – העיקר שיש משהו מסודר ולא תהיו תלויים שכל אחד יידע מה לעשות בלחץ.
  • איפה הקבצים שאתם צריכים אם OneDrive לא זמין? אם התשובה היא "אצלי במחשב" – מוצא חן. אבל זה בדרך כלל לא נכון לכל הצוות, ובמיוחד לא לקבצי עבודה שותפת.
  • איך לקוחות יוצרים אתכם קשר אם אימייל הארגוני שלכם לא עובד? אתר עם טופס יצירת קשר שלא תלוי במייל ארגוני, או מספר טלפון של מענה אנושי. לא להמתין שמישהו ישלח SMS.
  • מי האחראי להחלטה האם להפעיל "מצב גיבוי"? אם אין אחראי ברור, מבחינת ההיגיון של מצב חירום, מי שיחליט זה מי שיצעק הכי חזק – וזה לא בהכרח מי שיודע מה לעשות.

פתרונות מעשיים לפי גודל ארגון

לא כל ארגון צריך את אותו רמת חוסן. שלוש רמות:

עסק קטן (5-30 איש): תכנית גיבוי על נייר – מי מתקשר למי, באיזה ערוץ, ולמי דרושה גישה למה. עלות: שעת ייעוץ אחת. שווי: עשרות שעות עבודה שלא הולכות לאיבוד.

עסק בינוני (30-200 איש): Mail relay מקבילי או חשבון Gmail/Workspace חירום שמופעל ידנית בעת תקלה. גיבוי של נתונים חיוניים מחוץ ל-Microsoft (לא רק בתוך OneDrive). פתרון VPN לא תלוי באוטנטיקציה של Microsoft.

עסק גדול / קריטי (200+ איש): שני ספקי ענן (M365 + Workspace, או M365 + שרת מקומי) עם סנכרון נתונים. ניתוב DNS מהיר במצב חירום. תכנית DR מסודרת עם תרגול שנתי.

הנקודה האמיתית

הענן הוא נפלא. הוא חוסך כסף, מסיר את הצורך לתחזק שרתים, ומאפשר עבודה מכל מקום. אבל הוא לא חסין. וההבדל בין ארגון שעוצר לחלוטין כשהענן נופל, לבין ארגון שממשיך בקצב מואט אבל ממשיך – הוא לא תקציבי. הוא תכנוני.

אם לא ערכתם תרגיל BCP בשנה האחרונה, או שאין לכם מסמך מסודר שאומר "בעת תקלה ב-X, עושים Y", זה הזמן. בצוות M-Challenge אנחנו בונים תכניות גיבוי וחוסן לעסקים בכל גודל – מ-bridge נייר של עמוד אחד ועד תכנית מלאה עם תרגולים שנתיים. כל אחד לפי הצרכים האמיתיים שלו.

למי שכבר מודאג מאמינות הענן, יש לנו פוסט נפרד על חבילות Microsoft 365 והשיקולים בבחירה – כי הבחירה הראשונית בחבילה משפיעה גם על אילו אפשרויות BCP זמינות לכם.