בחודשים האחרונים אני מקבל כמעט אותה שיחה שוב ושוב, מלקוחות שונים, מתחומים שונים: "אריאל, ה-Outlook החדש לא עובד לי. אפשר להחזיר את הישן?"

בהתחלה חשבתי שזה עניין של הרגל. כל פעם שמיקרוסופט משנה משהו, יש גל של תלונות, ואחרי חודש כולם מסתגלים. אבל הפעם זה אחרת. אנשים שניסו במשך חודשים, אנשים צעירים שבדרך כלל אוהבים ממשקים חדשים, גם הם מתעקשים לחזור לקלאסי. ככל שהתעמקתי, הבנתי שיש להם סיבות טובות.

זה לא באמת Outlook. זו גרסה אחרת של Outlook Web

זה הדבר הראשון שצריך להבין. ה-New Outlook הוא לא יורש של ה-Outlook שאנחנו מכירים מאז 2003. הוא קוד אחר לגמרי, שמבוסס על Outlook on the Web ועטוף ב-WebView2 של Edge. מבחינה טכנית, זו אפליקציית web בתוך wrapper.

זה אומר התנהגות שונה, ביצועים שונים, ובעיקר תלות מלאה בענן של מיקרוסופט. גם כשהאפליקציה מותקנת על מחשב מקומי.

PST, ועוד כמה שוברי-עסקה

כל מי שעבד ב-IT ארגוני יודע שקובצי PST הם הלב של ארכיון המייל הארגוני. שנים של היסטוריה, התכתבויות חוזיות, מסמכים שהושארו בתוך מיילים. ה-New Outlook פשוט לא תומך בזה. אי אפשר לפתוח PST. אי אפשר לייצא PST. למשתמש פרטי זה אולי לא קריטי. למשרד עורכי דין או לרואה חשבון עם 12 שנים של ארכיון לוקאלי, זה מכשול מוחלט.

על אותו ציר של "מה שהיה ופתאום אין": ה-Add-ins מסוג COM. בקלאסי הם מריצים בעצם הכל – תוספי CRM, חתימות מנוהלות, מערכות ארכוב, אבטחת מייל, ניהול זמן. בחדש יש רק Modern Add-ins, מאגר הרבה יותר מצומצם, וחלק גדול מהתוספים הארגוניים פשוט לא קיימים שם. ברגע שצריך אוטומציה מול מערכת חיצונית, זו עצירה.

הכל עובר דרך הענן של מיקרוסופט. גם המייל הפרטי שלך

זו נקודה שהרבה אנשים לא מודעים אליה: גם אם תוסיף ל-New Outlook חשבון Gmail או חשבון IMAP פרטי, התקשורת לא הולכת ישירות מהמחשב שלך לגוגל. היא עוברת דרך שרתי מיקרוסופט.

ההסבר הרשמי מדבר על אחידות חוויה וסנכרון בין מכשירים. מבחינת פרטיות והפרדת נתונים, זה אומר שנתת לחברה אחת גישה לתעבורת מייל של חברה אחרת. עורכי דין, אנשי כספים, רופאים – יש כאלה שזה לא יעבור אצלם, ובצדק.

הפרטים הקטנים שמעצבנים בגדול

שלושה דברים שאני נתקל בהם כל שבוע:

  • חתימות: מערכת החתימות עברה לענן, ובמקרים רבים חתימה שעבדה בקלאסי מופיעה שבורה או חסרה ב-New Outlook. לוגו לא נטען, פונט משתנה, RTL מתבלגן.
  • חוקים (Rules): בקלאסי יש server-side וגם client-side. בחדש – רק server-side. חוקים שתלויים בכך ש-Outlook פתוח לא רצים יותר.
  • חיפוש: החיפוש הקלאסי, עם Windows Search מאחוריו, היה מהיר ומדויק. החיפוש החדש מבוסס Microsoft Search ועובד אחרת – תוצאות חלקיות, אינדקס שלוקח זמן להתעדכן, ולפעמים לא מוצא מייל מלפני שבוע.

ואם זה לא מספיק, יש את העברית. בסביבות RTL יש באגים שמשתפרים מגרסה לגרסה אבל עדיין נוכחים: סדר מילים מעוות בכפתורי מערכת, חיתוך טקסט בכותרות, תצוגת שיחות שלא תמיד מסתדרת ימין-לשמאל. בכל הרצה רוטינית של מעבר אצל לקוח, אני נתקל בלפחות באג RTL אחד.

אז למי כן מתאים?

אני לא רוצה להישמע כאילו הגרסה החדשה רק רעה. יש לה גם יתרונות, וגם משתמשים שאצלם היא דווקא עובדת טוב: משתמשים פרטיים בלי תוספים, צוותים שעובדים רק מול Exchange Online ובלי PST, מי שעובד הרבה ממכשירים שונים ורוצה חוויה אחידה. ארגונים שכבר מבוססים לחלוטין על Microsoft 365 ועברו לכל היציאות לענן יראו דווקא יתרונות בחדש.

אבל בשטח, רוב הארגונים הקטנים והבינוניים בישראל עדיין לא בנקודה הזו.

מה צריך לעשות עכשיו

החדשות הטובות: עדיין יש את ה-Toggle בפינה הימנית העליונה, ואפשר לחזור ל-Outlook הקלאסי בלחיצה. הפחות טובות: מיקרוסופט הכריזה שב-2029 הקלאסי יגיע ל-End of Life, וכבר עכשיו יש משתמשים שאצלם המעבר ל-New נכפה אוטומטית.

יש זמן, אבל לא לנצח. הצעד הנכון עכשיו הוא לא לחכות שיכריחו אתכם, אלא לתכנן מעבר מסודר: מיפוי תוספים ותלויות, המרת PST לארכיון בענן (Online Archive או Exchange Archive), עדכון חתימות, העברת חוקים, ויידוע משתמשים מראש.

אם אתם תקועים בנקודה הזו, ב-M-Challenge אנחנו מלווים תהליכי מעבר כאלה. צרו קשר ונבדוק יחד מה המצב אצלכם ומה הצעדים הנכונים.